Grupa PGE prowadzi relacje handlowe w sposób transparentny, w oparciu o ściśle określone zasady współpracy z partnerami biznesowymi.
Standardy w procesie planowania i dokonywania zakupów oraz wybór kontrahentów określa Procedura Ogólna Zakupów Grupy Kapitałowej PGE, dzięki której proces zakupowy w Grupie został ujednolicony. Do stosowania procedury zobligowane są wszystkie spółki z Grupy, które przyjęły Kodeks etyki Grupy PGE. Określone spółki zobowiązane są ponadto do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. Przed ostateczną decyzją wyboru kontrahenta, dokonywana jest odpowiednia analiza i ocena dokumentów, czy dostawca spełnia wymagania określone w danym postępowaniu.
W 2021 roku wprowadzono usprawnienia, które zwiększyły konkurencyjność prowadzonych w Grupie PGE postępowań zakupowych. W związku z sytuacją pandemiczną w kraju, negocjacje z potencjalnymi wykonawcami odbywały się w formie zdalnej. Wychodząc naprzeciw klientom wewnętrznym, Departament Zakupów PGE Polska Grupa Energetyczna SA organizował warsztaty dla komórek odpowiedzialnych za administrację i zarządzanie kapitałem ludzkim w celu zwiększenia efektywności zakupowej. Ze względu na deficyt niektórych produktów i materiałów na rynku, Grupa PGE podejmowała decyzję zarówno o przedłużaniu terminu składania ofert, jak i o wydłużaniu terminów realizacji umów. W efekcie tych działań zwiększył się poziom konkurencyjności oraz efektywność zakupowa, a także wzrosła atrakcyjność ofert.
Do regulacji wewnętrznych zostały wprowadzone także postanowienia o przeciwdziałaniu tzw. „praniu brudnych pieniędzy”, jak również ocena realizacji umowy.
Ponadto, wprowadzono regularne spotkania online dotyczące planowania zakupów na kolejny rok ze wszystkimi spółkami z Grupy PGE, podczas których przekazywane są wytyczne związane z planem zakupów i oferowane jest wsparcie w przygotowywaniu oraz realizacji planu zakupowego.
W 2021 roku w Grupie PGE została przeprowadzona kontrola Centralnego Biura Antykorupcyjnego, dotycząca wydatkowania środków i dokonywania zakupów oraz funkcjonujących mechanizmów kontroli. Organ kontroli zewnętrznej nie stwierdził naruszeń.
Oczekiwania PGE wobec partnerów biznesowych
-
102-9
-
308-1
Zasady regulujące współpracę z kontrahentami określa przede wszystkim Kodeks Etyki Grupy Kapitałowej PGE, który jest zbiorem wartości i zasad, obowiązujących w całej Grupie PGE. Określa między innymi podejście PGE do budowania partnerstwa biznesowego.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom kontrahentów i partnerów biznesowych, w Grupie PGE opracowane zostały Dobre Praktyki Zakupowe zarówno w wersji polskiej, jak i angielskiej. Jest to zestaw rekomendowanych postaw i zasad, jakimi powinni kierować się pracownicy oraz potencjalni partnerzy biznesowi podczas przetargów. Dobre Praktyki Zakupowe to także zasada: „zero upominków”, którymi objęci są pracownicy inicjujący proces zakupowy (składający wniosek zakupowy), członkowie komisji i wszystkie osoby biorące udział w procesie oraz osoby realizujące umowy zawarte w wyniku procesu zakupowego.
Oczekiwania Grupy PGE wobec partnerów biznesowych zostały zawarte w Kodeksie Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE. Komunikaty wychodzące z systemu zakupowego Grupy PGE do podmiotów są dwujęzyczne i jest to stosowane jako forma komunikacji. W zasadach oceny ofert stosowane są rozwiązania innowacyjne, usprawniające procesy wewnętrzne poprzez ich automatyzację. Tym samym ograniczane jest zużycie papieru i wody.
W toku procesu zakupowego wykonawcy są informowani o konieczności zapoznania się Regulaminem Systemu Zakupowego, który w 2021 roku został opublikowany również w wersji angielskiej. W dokumencie określone są zasady oraz tryb korzystania z systemu zakupowego, zasady składania ofert oraz innych dokumentów w postępowaniach zakupowych. Wsparciem dla wykonawców są również:
a) Szczegółowa Instrukcja korzystania z Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE,
b) Niezbędnik Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE dla Wykonawców,
dostępne m. in. na stronie www.gkpge.pl/bip/Przetargi zarówno w języku polskim, jak i angielskim.
Ponadto, dla Grupy PGE jest ważne, aby Wykonawcy i podwykonawcy podejmowali działania, mające na celu ochronę środowiska np. poprzez określenie zawartości wielkości emisji dwutlenku węgla (g/km) w przetargu na samochody osobowe).
W ramach postępowań przetargowych, w Grupie PGE promowane są klauzule społeczne np. zatrudnianie na podstawie umowy o pracę, w szczególności w obszarze zamówień takich jak: ochrona, usługi sprzątania czy usługi remontowo-budowlane. W postępowaniach zakupowych prowadzonych w Grupie PGE każdorazowo uwzględniane są także takie aspekty, jak: niezaleganie wykonawcy z opłatami wynikającymi z prawa (ZUS, podatki), posiadanie odpowiedniego ubezpieczenia, pozwolenia, czy certyfikatów.
Procedura Ogólna Zakupów w Grupie Kapitałowej PGE umożliwia spółkom umieszczenie wykonawcy, który nie wywiązuje się ze zobowiązań, bądź nie realizuje umowy albo odmawia podpisania umowy na tzw. „Liście o statusie zawieszona współpraca”. Skutkiem tego jest czasowe zawieszenie współpracy z wykonawcą.
Obecnie procedura zawierania umów jest weryfikowana, w celu uproszczenia procesu zawarcia umowy i późniejszej jej kontroli.
Procesy zakupowe w PGE są prowadzone w sposób w pełni transparentny z zachowaniem reguł konkurencji. Zależy nam na jak najlepszym informowaniu naszych potencjalnych partnerów o możliwościach współpracy. Wyraz temu dajemy choćby dzięki realizacji warsztatów dla potencjalnych wykonawców naszych inwestycji. W ostatnim czasie przeprowadziliśmy warsztaty dla obszarów ciepłownictwa, dystrybucji oraz morskiej energetyki wiatrowej. Dzięki temu chcemy zapewnić PGE możliwie szerokie grono partnerów, równocześnie wprowadzając w życie ideę „prowadzenia w zielonej zmianie”, wspierając lokalne przedsiębiorstwa w możliwości współuczestniczenia w transformacji energetycznej. Jednocześnie od września Departament Zakupów PGE SA prowadzi akcję informacyjną w mediach społecznościowych informującą o potencjale zakupowym Grupy Kapitałowej, systemie zakupowym a przede wszystkim wartościach jakimi się kierujemy w prowadzeniu procesów zakupowych.
Wychodzenie naprzeciw potrzebom partnerów biznesowych
W sytuacji pandemii szczególnie ważna jest sprawna i otwarta komunikacja z obecnymi i potencjalnymi partnerami biznesowymi, dlatego w okresie całkowitego lockdownu w Grupie PGE uregulowany został system pracy zdalnej dla wszystkich pracowników zespołu zakupowego, aby na bieżąco realizować zadania i mieć stały kontakt z partnerami biznesowymi oraz zapewnić ciągłość pracy. Dzięki zelektronizowaniu procesu, możliwe stało się zawieranie umów z wykonawcami na odległość. Grupa PGE zwiększyła też przepływ informacji do kontrahentów. Niezbędne informacje dot. współpracy Grupy PGE z partnerami biznesowymi umieszczane są na stronie internetowej firmy, a także na stronach spółek z Grupy PGE.
W postępowaniach zakupowych prowadzonych w 2021 roku przez Grupę PGE, oferty w systemie zakupowym złożyło 6115 indywidualnych wykonawców. W wyniku postępowań zawarte zostały umowy z 4428 indywidualnymi wykonawcami. Blisko 100 proc. płatności została zapłacona kontrahentom w terminach umownych.
Płatności terminowe wyniosły odpowiednio:
| Lp. | Nazwa spółki | % udział zobowiązań spełnionych w terminie w całości wobec wszystkich kontrahentów |
| 1 | PGE SA | 99,90% |
| 2 | PGE GiEK | 99,99% |
| 3 | PGE Dystrybucja | 99,60% |
| 4 | PGE Energia Odnawialna | 96,79% |
| 5 | PGE Energia Ciepła | 99,52% |
| 6 | PGE Obrót | 99,95% |
| 7 | PGE Dom Maklerski | 97,38% |
Dane te świadczą o tym, że Grupa PGE odpowiedzialnie podchodzi do budowania relacji biznesowych ze swoimi dostawcami.
Kodeks postępowania dla partnerów biznesowych
Narzędziem komunikującym dostawcom i kontrahentom spółek Grupy PGE wymagania odnośnie standardów działania jest Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych spółek Grupy Kapitałowej PGE. Dokument ten w przejrzysty sposób przedstawia minimalne oczekiwania wobec partnerów biznesowych spółek Grupy PGE, dotyczące kwestii etycznych i przestrzegania prawa. Partnerzy biznesowi zapoznawani są z tym dokumentem na etapie rejestracji w bazie potencjalnych wykonawców spółek z Grupy PGE. Odwołania do dokumentu stanowią także część dokumentacji zakupowej, a odpowiednie zapisy znajdują się w klauzulach umownych. Od roku 2021 obowiązek stosowania klauzul umownych został w Grupie PGE usankcjonowany poprzez ujęcie go w ramach procedury ogólnej przeciwdziałania korupcji w Grupie Kapitałowej PGE.
W roku 2021 nastąpiła nowelizacja Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE, zapewniająca w szczególności zgodność jego zapisów z nową strategią Grupy PGE, znowelizowanym Kodeksem etyki, a także zmienionymi regulacjami antykorupcyjnymi.