Compliance

• znowelizowana Polityka antykorupcyjna, adresowana także do interesariuszy zewnętrznych, wskazująca m.in. zobowiązanie do przeciwdziałania korupcji, kluczowe zasady antykorupcyjne, odpowiedzialności dotyczące ich przestrzegania oraz sposób reagowania na podejrzenie nieprawidłowości w tym zakresie oraz 
• nowa Procedura ogólna – Przeciwdziałanie korupcji w Grupie Kapitałowej PGE, zastępująca poprzednią Politykę antykorupcyjną, obowiązującą pracowników oraz osoby działające na rzecz i w imieniu spółek Grupy PGE, określająca szczegółowo zadania, role oraz odpowiedzialność w zakresie przeciwdziałania korupcji w Grupie.

• regulacja antykorupcyjna adresowana i komunikowana do zewnętrznych interesariuszy, co stanowi realizację zaleceń ze „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.”,
• doprecyzowanie odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych,
• odwołanie do standardów antykorupcyjnych GPW oraz do antykorupcyjnych wytycznych CBA (w tym drugim przypadku w zakresie odpowiednim dla spółki),
• obowiązek zapewnienia przeprowadzania przeglądów, z uwzględnieniem m.in. analiz transakcji i przepływów finansowych, ewentualnych błędów i odchyleń, nie rzadziej niż raz w roku, w celu weryfikacji czy w strukturach spółek nie funkcjonują fundusze korupcyjne,
• doprecyzowanie zasad współpracy z partnerami biznesowymi (np. dokładanie należytej staranności w weryfikacji informacji o ewentualnych postępowaniach i/lub wyrokach, rozważenie, w zależności od sytuacji zakończenia współpracy, dodatkowych środków nadzoru, ostrożność przy spotkaniach z tymi partnerami, dobra praktyka dokumentowania spotkań),
• ujęcie tzw. „klauzul etycznych” oraz zasad ich stosowania w załączniku do Procedury ogólnej – Przeciwdziałanie korupcji w Grupie Kapitałowej PGE 
• uspójnienie podejścia do szkoleń – ważność przez trzy lata dla wszystkich pracowników oraz dodatkowo szkolenia pogłębione/dedykowane dla wybranych grup – w zależności od potrzeb i specyfiki,
• zmiany dotyczące unikania konfliktu interesów.

Znowelizowane regulacje antykorupcyjne wdrożone zostały we wszystkich spółkach Grupy PGE.

Działania profilaktyczne i edukacja grup pracujących w obszarach najbardziej narażonych na ryzyka istotne dla organizacji jest elementem budowania bezpiecznego, transparentnego i efektywnego biznesowo środowiska pracy. Działania takie pozwalają tym osobom unikać sytuacji niebezpiecznych oraz odpowiednio reagować w przypadku ich wystąpienia, a tym samym wpływać pozytywnie na efekty działania spółki i Grupy Kapitałowej PGE.

Departament Nadzoru Wewnętrznego, w ramach realizacji wskazał grupy pracowników PGE SA szczególnie narażone na ryzyko korupcji. 

Większość spółek Grupy PGE deklaruje w Ocenie Zgodności, że także dokonało identyfikacji grup szczególnie narażonych na ryzyko korupcji, głównie uwzględniając w tym zakresie osoby z obszarów, dla których w uprzedniej wersji regulacji antykorupcyjnych dedykowane były szkolenia antykorupcyjnie o zakresie rozszerzonym i/lub obszary wyszczególnione w Procedurze tj. przede wszystkim w obszarze: zakupów, handlu, dostaw surowców produkcyjnych, sprzedaży detalicznej, relacji inwestorskich, komunikacji, administracji, zarządzania kapitałem ludzkim, księgowości i rachunkowości, a także osoby z innych obszarów, utrzymujące w ramach swoich zadań relacje biznesowe z partnerami biznesowymi. Większość spółek w Ocenie Zgodności deklaruje także, że podejmowane były działania informujące te osoby o tym, że należą do grupy o większym ryzyku korupcji. 

Wdrożenie zasad dotyczących upominków biznesowych służy transparentności procesów decyzyjnych w relacjach z partnerami biznesowymi, jak również ogranicza ryzyka nieprawidłowości i/lub nadużyć w ramach tych relacji, w szczególności ryzyk działań sprzecznych z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. To działanie wynika również z wytycznych „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie SA, 2018”. Zalecane jest, aby spółka opracowała i stosowała wewnętrzną politykę lub regulację, która określi ogólne standardy i zasady przekazywania i przyjmowania upominków okolicznościowych (w tym zaproszeń), także tych o charakterze marketingowym. Zaleca się także, żeby spółka wyznaczyła w kodeksie antykorupcyjnym zasady tworzenia szczegółowego rejestru wszystkich upominków, w tym zaproszeń wręczanych lub otrzymywanych przez pracowników spółki.

W grudniu 2020 roku wdrożono w Grupie PGE nowelizację zasad wręczania i przyjmowania upominków, w ramach, której wprowadzone zostały następujące zmiany:

• ustalono, że upominki przyjęte podlegają ewidencji jedynie w przypadku, gdy ich wartość przekroczy 200 zł brutto, tj., gdy stanowią jeden z rodzajów upominków warunkowo dopuszczalnych. Zasady prowadzenia ewidencji upominków wręczonych pozostały bez zmian,
• doprecyzowano odpowiedzialność osób przyjmujących upominki,
• ewidencję upominków otrzymanych prowadzi komórka Compliance w spółce lub inna wyznaczona komórka organizacyjna, z zapewnieniem bieżącego dostępu Compliance w spółce do tych informacji. Ewidencję upominków wręczonych może prowadzić inna wyznaczona w spółce komórka organizacyjna, także z dostępem Compliance,
• wprowadzono zakaz wręczania upominków osobom pełniącym funkcje publiczne w sytuacjach mogących sprawiać wrażenie transferu korzyści majątkowej o charakterze korupcyjnym,
• pomiędzy spółkami Grupy PGE dopuszczalna jest jedynie wymiana upominków o wartości symbolicznej oraz udział w uroczystościach o charakterze tradycyjnym, jubileuszowym lub branżowym, jak na przykład „Barbórka” oraz w okresie ważnych świąt, z zastrzeżeniem upominków wręczanych na takich wydarzeniach.

Znowelizowane zasady dotyczące upominków wdrożone zostały we wszystkich spółkach. Spółki przekazują do komórki Compliance w cyklach kwartalnych raporty otrzymanych oraz wręczonych upominków, wskazując w tym zakresie informacje, bądź też wykazując brak upominków podlegających ewidencji w danym okresie.

• wytyczne „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie SA,
• „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021”, 
• dodatkowo, w zakresie odpowiednim dla PGE SA, znajdują zastosowanie „Wytyczne antykorupcyjne CBA dla administracji publicznej”.

• Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE – zasada „Nie tolerujemy korupcji oraz nieuczciwych zachowań”,
• Polityki antykorupcyjnej Grupy Kapitałowej PGE, 
• Procedury ogólnej – Przeciwdziałanie Korupcji w Grupy Kapitałowej PGE, 
• regulaminów pracy, obowiązujących u części pracodawców działających w ramach Grupy Kapitałowej PGE (np. PGE SA).

• złożenie oświadczeń o braku konfliktu interesów (zgodnie z obowiązującym wzorem) przez pracowników i inne osoby (za wyjątkiem sytuacji zastosowania innego formalnego rozwiązania o zakresie tożsamym bądź szerszym (np. zapis w umowie),
• w przypadku nowych pracowników, oświadczenie przekazywane jest do podpisania przez Departament Zarzadzania Kapitałem Ludzkim. Podpisanie oświadczenia oczekiwane jest w ciągu pierwszych 3 miesięcy pracy. Co kwartał prowadzone są szkolenia dla pracowników, na których zagadnienie konfliktu interesów jest omawiane,
• umieszczenie oświadczenia w aktach personalnych pracownika, przy umowie, a w spółkach korzystających z SAP ZKL, również oznaczanie w dedykowanym polu w SAP ZKL, w celu lepszego monitorowania stanu złożonych oświadczeń,
• stosowanie dodatkowych zapisów umownych, dotyczących unikania konfliktu interesów w umowach dotyczących usług doradczych i prawniczych.

Szkolenia te są obowiązkowe dla wszystkich nowych osób w spółkach, w których wdrożony jest system zarządzania zgodnością – Compliance. Zakres szkolenia obejmuje podstawowe zagadnienia Compliance niezbędne w pierwszych dniach rozpoczęcia pracy czy współpracy ze spółką Grupy PGE. Przeprowadzane jest jednorazowo dla każdej osoby.

Szkolenie jest obowiązkowe dla wszystkich nowych osób w spółkach, w których wdrożony jest system zarządzania zgodnością – Compliance. Szkolenie odbywa się w ciągu 3 miesięcy od podjęcia pracy, czy współpracy ze spółką Grupy PGE. Co do zasady prowadzone jest in-class (tj. bezpośrednio), w formie interaktywnych warsztatów (w czasie pandemii z wykorzystaniem dostępnych środków łączności, tzn. zdalnie).  Wykorzystywane są także kursy e-learningowe. Ważność szkolenia to 3 lata. Po tym okresie jest ono powtarzane, jako szkolenie przypominające. Po pierwszym szkoleniu uczestnicy składają oświadczenia potwierdzające zapoznanie się z przekazanymi treściami oraz zobowiązanie do ich przestrzegania. Program szkoleń z Kodeksu etyki obejmuje m.in. omówienie stosowania przyjętych w Grupie Kapitałowej PGE wartości i zasad oraz przestrzegania praw człowieka, postaw i zachowań, jakich oczekuje się od wszystkich pracujących na rzecz Grupy PGE.  Efekt ich stosowania jest widoczny w procesie realizacji założonych celów strategicznych Grupy.

Szkolenia z regulacji antykorupcyjnych Grupy PGE, tak jak szkolenia z zagadnień Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE są obowiązkowe dla wszystkich nowych osób w spółkach, w których wdrożony jest system zarządzania zgodnością – Compliance. Szkolenia te również odbywają się w ciągu 3 miesięcy od podjęcia pracy lub współpracy ze spółką z Grupy PGE. Ważność tego szkolenia to 3 lata, po tym okresie jest ono powtarzane, jako szkolenie przypominające. Po pierwszym szkoleniu uczestnicy składają oświadczenia potwierdzające zapoznanie się z przekazanymi treściami oraz zobowiązanie do ich przestrzegania.

Program szkoleń obejmuje kompleksowo zagadnienia dotyczące antykorupcji, a w szczególności:  jej definicję prawną, formy korupcji w tym: łapówkarstwo, czy konflikt interesów. oraz szczegółowe zasady antykorupcyjne obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE. Szkolenie zawiera również przykłady praktycznego zastosowania tych zasad w codziennej pracy.

Dodatkowo, w zależności od potrzeb, wiedza na temat przeciwdziałania korupcji może być uzupełniana w ramach dedykowanych, pogłębionych szkoleń antykorupcyjnych, uwzględniających specyfikę danego obszaru oraz zakres ryzyk i obowiązków w zakresie przeciwdziałania korupcji, właściwych dla konkretnych stanowisk i/lub obszarów. W 2021 roku odbyło się, w ramach takich dedykowanych szkoleń, szkolenie: „Problemy przy realizacji projektów IT, w tym zamówień publicznych”, którego celem było budowanie kultury bezpieczeństwa w zakresie procesów zakupowych. Szkolenie poprowadzili przedstawiciele Centralnego Biura Antykorupcyjnego. W szkoleniu uczestniczyli pracownicy z obszaru zakupów i IT z Grupy PGE.